L'anàlisi de projectes passats és una part fonamental de la millora contínua en la gestió de projectes. Aquesta pràctica permet identificar què ha funcionat bé i què no, amb l'objectiu de millorar els futurs projectes. En aquesta secció, explorarem els passos clau per realitzar una anàlisi efectiva de projectes passats, així com les eines i tècniques que poden ajudar en aquest procés.

• Identificar èxits i fracassos: Comprendre què ha funcionat i què no.
• Aprendre de l'experiència: Utilitzar les lliçons apreses per millorar futurs projectes.
• Millorar processos: Ajustar i optimitzar els processos de gestió de projectes.
• Compartir coneixement: Difondre les millors pràctiques dins de l'organització.

• Recopilar tots els documents: Inclou el pla de projecte, informes de seguiment, registres de riscos, actes de reunions, etc.
• Organitzar la informació: Assegura't que tota la documentació estigui ben organitzada i accessible.

• Comparar objectius inicials amb els resultats finals: Identificar desviacions i analitzar les causes.
• Avaluar l'abast del projecte: Verificar si es van complir tots els requisits i especificacions.

• Temps: Comparar el calendari planificat amb el real.
• Cost: Analitzar el pressupost inicial i els costos finals.
• Qualitat: Avaluar la qualitat dels lliurables i la satisfacció del client.

• Factors d'èxit: Què va contribuir a l'èxit del projecte? (p.ex., bona comunicació, equip competent, etc.)
• Problemes: Quins problemes es van trobar i com es van resoldre?

• Reunions de revisió post-projecte: Organitzar sessions de feedback amb l'equip i altres parts interessades.
• Enquestes i qüestionaris: Utilitzar eines per recollir opinions i suggeriments.

• Crear un informe de lliçons apreses: Detallar els èxits, problemes i recomanacions per a futurs projectes.
• Compartir l'informe: Difondre el document dins de l'organització per assegurar que tothom pugui aprendre de l'experiència.

• Descripció: Un gràfic que ajuda a identificar els problemes més significatius.
• Ús: Prioritzar els problemes a abordar basant-se en la seva freqüència o impacte.

• Descripció: Una tècnica per identificar les causes subjacents dels problemes.
• Ús: Utilitzar eines com el diagrama d'espina de peix (Ishikawa) per desglossar els problemes i trobar les seves causes arrels.

• Descripció: Una taula que recull les lliçons apreses, les seves causes i les accions correctives.
• Ús: Facilitar la consulta i aplicació de les lliçons apreses en futurs projectes.

• Descripció: Sessions de debat amb l'equip per discutir què va anar bé i què no.
• Ús: Fomentar la comunicació oberta i la col·laboració per identificar millores.

Instruccions:

1. Tria un projecte passat que hagis gestionat o en el qual hagis participat.
2. Reuneix tota la documentació disponible del projecte.
3. Completa els següents passos d'anàlisi:

Pas 1: Revisió dels Objectius i Resultats

• Objectius inicials:
• Resultats finals:
• Desviacions i causes:

Pas 2: Anàlisi del Rendiment

• Temps planificat vs. real:
• Cost planificat vs. real:
• Qualitat dels lliurables:

Pas 3: Identificació de Factors d'Èxit i Problemes

• Factors d'èxit:
• Problemes trobats i solucions aplicades:

Pas 4: Recollida de Feedback

• Feedback de l'equip:
• Feedback de les parts interessades:

Pas 5: Documentació de Lliçons Apreses

• Lliçons apreses:
• Recomanacions per a futurs projectes:

Nota: La solució de l'exercici variarà segons el projecte seleccionat. Aquí tens un exemple de com podria quedar:

Pas 1: Revisió dels Objectius i Resultats

• Objectius inicials: Completar el desenvolupament d'una aplicació mòbil en 6 mesos amb un pressupost de 50,000 €.
• Resultats finals: L'aplicació es va completar en 7 mesos amb un cost de 55,000 €.
• Desviacions i causes: Retard de 1 mes degut a problemes tècnics no previstos. Increment de cost per subcontractació de serveis addicionals.

Pas 2: Anàlisi del Rendiment

• Temps planificat vs. real: 6 mesos vs. 7 mesos.
• Cost planificat vs. real: 50,000 € vs. 55,000 €.
• Qualitat dels lliurables: Alta qualitat, satisfacció del client.

Pas 3: Identificació de Factors d'Èxit i Problemes

• Factors d'èxit: Equip altament qualificat, bona comunicació interna.
• Problemes trobats i solucions aplicades: Problemes tècnics resolts amb subcontractació.

Pas 4: Recollida de Feedback

• Feedback de l'equip: Bona col·laboració, però necessitat de millorar la planificació tècnica.
• Feedback de les parts interessades: Satisfacció amb el producte final, però preocupació pels retards.

Pas 5: Documentació de Lliçons Apreses

• Lliçons apreses: Importància de la planificació tècnica detallada.
• Recomanacions per a futurs projectes: Incloure més temps per a la resolució de problemes tècnics en la planificació inicial.

L'anàlisi de projectes passats és una eina poderosa per a la millora contínua en la gestió de projectes. Mitjançant la revisió detallada dels objectius, resultats, rendiment i feedback, es poden identificar àrees de millora i aplicar les lliçons apreses a futurs projectes. Aquesta pràctica no només ajuda a evitar errors repetits, sinó que també fomenta una cultura d'aprenentatge i millora constant dins de l'organització.