El seguiment i monitoratge del pressupost és una part essencial de la gestió financera, ja que permet assegurar-se que els recursos es gasten segons el pla establert i que es compleixen els objectius financers. Aquesta secció proporcionarà una guia detallada sobre com realitzar un seguiment efectiu del pressupost, incloent-hi eines, tècniques i exemples pràctics.

• Assegurar l'Aliniació amb els Objectius: Verificar que les despeses i ingressos es mantenen dins dels límits establerts.
• Identificar Desviacions: Detectar qualsevol desviació respecte al pressupost planificat.
• Prendre Decisions Informades: Proporcionar informació actualitzada per a la presa de decisions financeres.
• Millorar la Transparència: Facilitar la comunicació i la transparència en la gestió financera.

Els fulls de càlcul són una eina bàsica però poderosa per al seguiment del pressupost. Permeten registrar i analitzar dades de manera flexible.

Exemple de Full de Càlcul:

Hi ha diverses eines de programari específiques per a la gestió de pressupostos que ofereixen funcionalitats avançades com la integració amb altres sistemes financers, informes automàtics i alertes de desviacions.

Exemples de Programari:

• QuickBooks: Popular entre les petites i mitjanes empreses.
• SAP: Utilitzat per grans corporacions per la seva capacitat d'integració i personalització.
• Microsoft Dynamics: Ofereix solucions per a empreses de diferents mides.

Els KPIs són mètriques específiques que ajuden a mesurar el rendiment financer i identificar àrees que necessiten atenció.

Exemples de KPIs:

• Percentatge de Desviació del Pressupost: (Desviació / Pressupostat) * 100
• Cost per Unitat Produïda: Total de Despeses / Nombre d'Unitats Produïdes
• ROI (Retorn sobre la Inversió): (Ingressos - Costos) / Costos

Recopilar dades financeres de totes les fonts rellevants, com ara factures, rebuts, extractes bancaris i informes de vendes.

Comparar les dades recollides amb les xifres pressupostades per identificar qualsevol desviació.

Analitzar les desviacions per comprendre les seves causes i determinar si són temporals o si requereixen accions correctives.

Generar informes regulars per mantenir informats els responsables de la presa de decisions i altres parts interessades.

Revisar el pressupost periòdicament i fer ajustos segons sigui necessari per assegurar-se que es manté alineat amb els objectius financers.

Situació: Una empresa ha pressupostat 10,000 € per a despeses de màrqueting en un trimestre. Al final del trimestre, les despeses reals són de 12,000 €.

Anàlisi de Desviació:

• Desviació: 12,000 € - 10,000 € = 2,000 €
• Percentatge de Desviació: (2,000 € / 10,000 €) * 100 = 20%

Accions Correctives:

• Revisar les campanyes de màrqueting per identificar àrees on es poden reduir costos.
• Ajustar el pressupost per als propers trimestres per reflectir les necessitats reals.
• Implementar controls més estrictes per evitar desviacions futures.

Exercici: Utilitzant un full de càlcul, crea un seguiment mensual del pressupost per a una petita empresa amb les següents categories: Ingressos, Despeses de Personal, Despeses d'Operació i Altres Despeses. Registra les dades pressupostades i reals per a tres mesos i calcula les desviacions i els percentatges de desviació.

Solució:

El seguiment i monitoratge del pressupost és fonamental per a una gestió financera efectiva. Utilitzant eines com fulls de càlcul, programari especialitzat i KPIs, es pot assegurar que els recursos es gestionen de manera òptima i que es prenen decisions informades. La clau és la recopilació regular de dades, l'anàlisi de desviacions i la implementació d'accions correctives quan sigui necessari.