En aquest tema, aprendrem a programar i gestionar reunions utilitzant Zoom. Aquesta eina és essencial per a la comunicació i col·laboració en equips remots, ja que permet organitzar reunions virtuals de manera eficient. Explorarem les funcionalitats bàsiques i avançades per assegurar-nos que les nostres reunions siguin productives i ben organitzades.

Per programar una reunió a Zoom, segueix aquests passos:

1. Inicia sessió a Zoom: Accedeix al teu compte de Zoom a través del navegador o de l'aplicació de Zoom.
2. Navega a la pestanya "Reunions": A la barra lateral, selecciona "Reunions".
3. Fes clic a "Programar una reunió": Aquesta opció et permetrà configurar els detalls de la reunió.
4. Omple els detalls de la reunió:
   • Títol de la reunió: Dona un nom descriptiu a la reunió.
   • Descripció (opcional): Afegeix una descripció per proporcionar més context als participants.
   • Data i hora: Selecciona la data i l'hora de la reunió.
   • Durada: Estableix la durada estimada de la reunió.
   • Zona horària: Assegura't que la zona horària sigui correcta.
   • Recurrent: Si la reunió és recurrent, marca aquesta opció i configura la freqüència.

Zoom ofereix diverses opcions per personalitzar la teva reunió:

• ID de la reunió: Pots utilitzar un ID generat automàticament o el teu ID personal.
• Contrasenya: Pots establir una contrasenya per a la reunió per augmentar la seguretat.
• Vídeo: Decideix si el vídeo estarà activat per a l'amfitrió i els participants en iniciar la reunió.
• Àudio: Tria si els participants poden unir-se per telèfon, per àudio de l'ordinador o ambdues opcions.
• Opcions de la reunió:
  • Permetre unir-se abans que l'amfitrió: Permet als participants unir-se a la reunió abans que l'amfitrió.
  • Silenciar participants en entrar: Els participants estaran silenciats en unir-se a la reunió.
  • Sala d'espera: Els participants esperaran en una sala d'espera fins que l'amfitrió els admeti.
  • Gravar la reunió automàticament: La reunió es gravarà automàticament quan comenci.

Després de programar la reunió, pots enviar invitacions als participants:

1. Copia l'enllaç de la reunió: Després de programar la reunió, Zoom proporcionarà un enllaç que pots copiar.
2. Enviar per correu electrònic: Pots enviar l'enllaç de la reunió per correu electrònic als participants.
3. Integració amb calendaris: Zoom es pot integrar amb calendaris com Google Calendar i Outlook per enviar invitacions directament des del calendari.

Per iniciar una reunió programada:

1. Inicia sessió a Zoom.
2. Navega a la pestanya "Reunions".
3. Selecciona la reunió programada.
4. Fes clic a "Iniciar".

Durant la reunió, tens accés a diverses funcionalitats per gestionar-la de manera eficient:

• Participants: Pots veure la llista de participants, silenciar-los, eliminar-los o assignar-los com a co-amfitrions.
• Compartir pantalla: Pots compartir la teva pantalla o una aplicació específica amb els participants.
• Xat: Permet als participants enviar missatges de text durant la reunió.
• Gravar: Pots iniciar o aturar la gravació de la reunió.
• Sales de grup: Pots dividir els participants en sales de grup per a discussions més petites.
• Reaccions: Els participants poden utilitzar reaccions com aixecar la mà o aplaudir.

Per finalitzar la reunió:

1. Fes clic a "Finalitzar" a la part inferior dreta de la pantalla.
2. Selecciona "Finalitzar la reunió per a tots" per tancar la reunió per a tots els participants.

• Planifica amb antelació: Programa les reunions amb suficient antelació perquè els participants puguin preparar-se.
• Comparteix l'agenda: Envia una agenda de la reunió abans de començar per assegurar-te que tots els participants estiguin alineats.
• Utilitza la sala d'espera: Utilitza la sala d'espera per gestionar l'entrada dels participants i evitar interrupcions.
• Grava les reunions importants: Grava les reunions que continguin informació important per a futures referències.
• Fomenta la participació: Anima els participants a utilitzar el xat i les reaccions per mantenir la reunió interactiva.

Objectiu: Programar una reunió a Zoom amb les següents característiques:

• Títol: "Reunió de Projecte"
• Data i hora: Demà a les 10:00 AM
• Durada: 1 hora
• Contrasenya: project123
• Vídeo activat per a l'amfitrió i els participants
• Permetre unir-se abans que l'amfitrió
• Gravar la reunió automàticament

Passos:

1. Inicia sessió a Zoom.
2. Navega a la pestanya "Reunions".
3. Fes clic a "Programar una reunió".
4. Omple els detalls de la reunió segons les característiques indicades.
5. Envia l'enllaç de la reunió als participants.

Solució:

1. Inicia sessió a Zoom.
2. Navega a la pestanya "Reunions".
3. Fes clic a "Programar una reunió".
4. Omple els detalls de la reunió:
   • Títol: "Reunió de Projecte"
   • Data i hora: Demà a les 10:00 AM
   • Durada: 1 hora
   • Contrasenya: project123
   • Vídeo: Activat per a l'amfitrió i els participants
   • Permetre unir-se abans que l'amfitrió: Marcat
   • Gravar la reunió automàticament: Marcat
5. Fes clic a "Desar".
6. Copia l'enllaç de la reunió i envia'l als participants per correu electrònic.

En aquesta secció, hem après a programar i gestionar reunions utilitzant Zoom. Hem explorat les opcions de configuració disponibles per personalitzar les reunions i hem revisat les bones pràctiques per assegurar-nos que les nostres reunions siguin productives i eficients. Amb aquestes habilitats, estaràs preparat per organitzar i gestionar reunions virtuals de manera efectiva.