La gestió de problemes és una part fonamental del seguiment i control de projectes. Aquesta pràctica implica identificar, analitzar i resoldre problemes que poden sorgir durant el cicle de vida del projecte. Una gestió efectiva dels problemes ajuda a minimitzar els impactes negatius i a mantenir el projecte en el camí correcte.

1. Problema: Un esdeveniment o situació inesperada que pot afectar negativament el projecte.
2. Gestió de Problemes: El procés d'identificar, analitzar, prioritzar i resoldre problemes de manera sistemàtica.
3. Registre de Problemes: Un document que recull tots els problemes identificats, el seu estat, les accions preses i els resultats.

• Font d'Identificació: Els problemes poden ser identificats per membres de l'equip, stakeholders, o mitjançant eines de monitoratge.
• Registre Inicial: Quan es detecta un problema, s'ha de registrar immediatament en el registre de problemes.

• Avaluació de l'Impacte: Determinar l'impacte potencial del problema en el projecte, incloent-hi costos, temps i qualitat.
• Causa Arrel: Identificar la causa arrel del problema per evitar que es repeteixi.

• Urgència i Importància: Classificar els problemes segons la seva urgència i importància. Els problemes més crítics s'han de tractar primer.
• Matriu de Priorització: Utilitzar una matriu de priorització per ajudar a visualitzar i decidir quins problemes abordar primer.

• Opcions de Solució: Generar diverses opcions per resoldre el problema.
• Avaluació de Solucions: Avaluar les opcions disponibles en termes de viabilitat, cost i impacte.

• Pla d'Acció: Desenvolupar un pla d'acció detallat per implementar la solució seleccionada.
• Assignació de Responsabilitats: Assignar responsabilitats específiques per a la implementació de la solució.

• Monitoratge: Fer un seguiment continu de l'estat del problema i l'efectivitat de la solució implementada.
• Actualització del Registre de Problemes: Actualitzar el registre de problemes amb l'estat actual, les accions preses i els resultats.

1. Identificació: L'equip de projecte detecta que un proveïdor clau ha informat d'un retard en el lliurament de materials essencials.
2. Anàlisi: Es determina que el retard pot causar una demora significativa en el cronograma del projecte.
3. Priorització: El problema es classifica com a altament urgent i important.
4. Desenvolupament de Solucions:
   • Opció 1: Buscar un proveïdor alternatiu.
   • Opció 2: Negociar amb el proveïdor actual per accelerar el lliurament.
   • Opció 3: Ajustar el cronograma del projecte per acomodar el retard.
5. Implementació: Es decideix buscar un proveïdor alternatiu i es desenvolupa un pla d'acció per fer la transició.
6. Seguiment: Es fa un seguiment del nou proveïdor per assegurar-se que els materials es lliuren a temps i es manté actualitzat el registre de problemes.

Situació: Durant la fase de desenvolupament d'un projecte de software, es detecta que una funcionalitat clau no està funcionant correctament.

1. Identificació: Descriu el problema detectat.
2. Anàlisi: Avaluar l'impacte del problema en el projecte.
3. Causa Arrel: Identificar la causa arrel del problema.

Solució:

1. Identificació: La funcionalitat de cerca en l'aplicació no retorna resultats correctes.
2. Anàlisi: L'impacte és alt, ja que la funcionalitat de cerca és essencial per a l'usuari final. Pot causar retards en el lliurament del projecte.
3. Causa Arrel: Després d'una revisió tècnica, es descobreix que el problema és degut a un error en l'algoritme de cerca.

Situació: Continuant amb el problema anterior, desenvolupa i implementa una solució.

1. Opcions de Solució: Genera tres opcions per resoldre el problema.
2. Avaluació de Solucions: Avaluar les opcions disponibles.
3. Implementació: Desenvolupar un pla d'acció per a la solució seleccionada.

Solució:

1. Opcions de Solució:

   • Opció 1: Corregir l'algoritme de cerca.
   • Opció 2: Utilitzar una llibreria de cerca de tercers.
   • Opció 3: Eliminar temporalment la funcionalitat de cerca i llançar una actualització posterior.

2. Avaluació de Solucions:

   • Opció 1: Viable, però pot requerir temps significatiu.
   • Opció 2: Ràpid de implementar, però pot tenir costos addicionals.
   • Opció 3: No recomanable, ja que afecta l'experiència de l'usuari.

3. Implementació: Es decideix corregir l'algoritme de cerca. Es desenvolupa un pla d'acció que inclou:

   • Revisió del codi existent.
   • Desenvolupament i proves de la correcció.
   • Desplegament de la solució corregida.

La gestió de problemes és essencial per assegurar l'èxit del projecte. Mitjançant un procés estructurat d'identificació, anàlisi, priorització, desenvolupament de solucions i implementació, els equips de projecte poden abordar els problemes de manera efectiva i minimitzar els impactes negatius. La pràctica constant i l'ús d'eines adequades poden millorar significativament la capacitat d'un equip per gestionar problemes de manera eficient.