El tancament administratiu és una fase crucial en la gestió de projectes que assegura que totes les activitats del projecte es completen de manera ordenada i que es documenten adequadament els resultats. Aquesta fase inclou la finalització de tots els aspectes administratius, la recopilació de documentació, la revisió de lliurables i la confirmació que tots els objectius del projecte s'han complert.

1. Finalitzar totes les activitats del projecte: Assegurar que totes les tasques i activitats s'han completat segons el pla del projecte.
2. Documentació completa i precisa: Recopilar i organitzar tota la documentació del projecte per a futures referències.
3. Revisió de lliurables: Verificar que tots els lliurables compleixen amb els requisits establerts.
4. Confirmació de l'assoliment dels objectius: Assegurar que els objectius del projecte s'han complert segons els criteris d'èxit definits.
5. Arxiu de documents: Organitzar i arxivar tots els documents del projecte de manera que siguin fàcilment accessibles en el futur.
6. Resolució de contractes: Tancar tots els contractes amb proveïdors i altres parts interessades.

• Verificació de Compliment: Assegurar que tots els lliurables compleixen amb els requisits especificats.
• Aprovació del Client: Obtenir l'aprovació formal del client o de les parts interessades per als lliurables finals.

• Recopilació de Documentació: Recopilar tota la documentació generada durant el projecte, incloent-hi plans, informes, registres de canvis, etc.
• Organització i Arxiu: Organitzar la documentació de manera lògica i arxivar-la en un sistema accessible.

• Revisió de Contractes: Revisar tots els contractes per assegurar que totes les obligacions s'han complert.
• Resolució de Pagaments: Assegurar que tots els pagaments pendents s'han realitzat i que no hi ha deutes pendents.
• Documentació de Tancament: Obtenir documentació formal de tancament de contractes de tots els proveïdors i subcontractistes.

• Revisió de Rendiment: Avaluar el rendiment del projecte en comparació amb els objectius inicials.
• Lliçons Apreses: Documentar les lliçons apreses durant el projecte per millorar futurs projectes.

• Resum Executiu: Proporcionar un resum dels objectius, resultats i lliçons apreses del projecte.
• Detalls del Projecte: Incloure detalls sobre el cronograma, el pressupost, els riscos gestionats i altres aspectes clau.
• Recomanacions: Proporcionar recomanacions per a futurs projectes basades en les lliçons apreses.

Context: Un equip de desenvolupament de software ha completat un projecte per crear una aplicació mòbil per a un client. Ara es troben en la fase de tancament administratiu.

1. Revisió de Lliurables:

   • Verifiquen que l'aplicació compleix amb totes les especificacions tècniques i funcionals.
   • Obtenen l'aprovació formal del client després de la demostració final.

2. Documentació del Projecte:

   • Recopilen tota la documentació, incloent-hi el codi font, els manuals d'usuari, els informes de proves i els registres de canvis.
   • Organitzen i arxiven la documentació en un repositori de projectes.

3. Tancament de Contractes:

   • Revisen els contractes amb els proveïdors de serveis de tercers per assegurar que totes les obligacions s'han complert.
   • Resolven els pagaments pendents i obtenen documentació formal de tancament de contractes.

4. Avaluació del Projecte:

   • Avaluen el rendiment del projecte en termes de temps, cost i qualitat.
   • Documenten les lliçons apreses, com ara la necessitat de millorar la comunicació interna.

5. Informe Final del Projecte:

   • Redacten un informe final que inclou un resum executiu, detalls del projecte i recomanacions per a futurs projectes.

Exercici: Suposem que estàs tancant un projecte de construcció d'un edifici d'oficines. Completa les següents tasques de tancament administratiu:

1. Revisió de Lliurables: Quins passos seguiries per assegurar-te que l'edifici compleix amb els requisits del client?
2. Documentació del Projecte: Quina documentació recopilaries i com l'organitzaries?
3. Tancament de Contractes: Com gestionaries el tancament dels contractes amb els proveïdors de materials i serveis?
4. Avaluació del Projecte: Quins aspectes avaluaries per determinar l'èxit del projecte?
5. Informe Final del Projecte: Quins elements inclouries en l'informe final del projecte?

Solució:

1. Revisió de Lliurables:

   • Realitzar inspeccions finals de l'edifici per assegurar que compleix amb les especificacions tècniques.
   • Obtenir l'aprovació formal del client després de la inspecció.

2. Documentació del Projecte:

   • Recopilar plànols, permisos, informes d'inspecció, manuals de manteniment i registres de canvis.
   • Organitzar la documentació en un arxiu físic i digital accessible.

3. Tancament de Contractes:

   • Revisar els contractes amb els proveïdors per assegurar que totes les obligacions s'han complert.
   • Realitzar els pagaments finals i obtenir documentació formal de tancament de contractes.

4. Avaluació del Projecte:

   • Avaluar el rendiment del projecte en termes de temps, cost i qualitat.
   • Documentar les lliçons apreses, com ara la gestió de riscos i la coordinació amb els proveïdors.

5. Informe Final del Projecte:

   • Incloure un resum executiu, detalls del cronograma, el pressupost, els riscos gestionats i les lliçons apreses.
   • Proporcionar recomanacions per a futurs projectes basades en les lliçons apreses.

El tancament administratiu és una fase essencial en la gestió de projectes que assegura que totes les activitats es completen de manera ordenada i que es documenten adequadament els resultats. Seguint els passos descrits, els gestors de projectes poden assegurar-se que el projecte es tanca de manera eficient i que es recopilen les lliçons apreses per a futurs projectes.