La selecció de la data i el lloc de l'esdeveniment és una de les decisions més crucials en la planificació d'esdeveniments. Aquesta elecció pot influir significativament en l'èxit de l'esdeveniment, ja que afecta la disponibilitat dels assistents, el pressupost, la logística i l'ambient general. En aquesta secció, explorarem els factors clau a considerar per prendre una decisió informada.

• Calendari del Públic: Investiga les dates en què el teu públic objectiu està més disponible. Evita períodes de vacances, festius i altres esdeveniments importants que puguin competir per l'atenció dels assistents.
• Horaris Laborals: Considera els horaris laborals i les responsabilitats professionals del teu públic. Els esdeveniments corporatius solen tenir més èxit durant la setmana laboral, mentre que els esdeveniments de màrqueting poden tenir més assistència durant els caps de setmana.

• Reserva Prèvia: Els llocs populars sovint tenen una alta demanda, per la qual cosa és important reservar amb antelació. Comprova la disponibilitat del lloc en les dates proposades.
• Flexibilitat de Dates: Si el lloc desitjat no està disponible en la data inicialment prevista, considera la possibilitat de ser flexible amb les dates.

• Estacionalitat: La temporada de l'any pot influir en la logística i l'experiència dels assistents. Per exemple, els esdeveniments a l'aire lliure són més adequats durant les estacions càlides.
• Previsions Meteorològiques: Consulta les previsions meteorològiques per evitar condicions climàtiques adverses que puguin afectar l'esdeveniment.

• Competència: Evita programar el teu esdeveniment en les mateixes dates que altres esdeveniments importants que puguin competir pel mateix públic.
• Sinergies: En alguns casos, pot ser beneficiós programar el teu esdeveniment en paral·lel amb altres esdeveniments complementaris per aprofitar les sinergies.

• Aforament: Assegura't que el lloc tingui la capacitat adequada per al nombre d'assistents esperats. Considera espais addicionals per a activitats paral·leles, zones de descans i serveis.
• Configuració de l'Espai: Verifica que l'espai pugui adaptar-se a les necessitats específiques de l'esdeveniment, com ara configuracions de seients, escenaris, àrees d'exposició, etc.

• Proximitat: Tria un lloc que sigui fàcilment accessible per al teu públic objectiu. Considera la proximitat a aeroports, estacions de tren, transport públic i allotjaments.
• Accessibilitat Universal: Assegura't que el lloc compleixi amb els requisits d'accessibilitat per a persones amb discapacitat.

• Equipament Tècnic: Verifica la disponibilitat d'equipament tècnic necessari, com ara sistemes de so, projectors, connexió a internet, etc.
• Serveis Addicionals: Considera serveis addicionals que el lloc pugui oferir, com ara càtering, seguretat, neteja, etc.

• Cost de Lloguer: Avalua el cost de lloguer del lloc en relació amb el teu pressupost total. No oblidis considerar costos addicionals com ara taxes de servei, assegurances, etc.
• Política de Cancel·lació: Revisa les polítiques de cancel·lació i reemborsament del lloc per evitar sorpreses desagradables en cas de canvis imprevistos.

Un esdeveniment corporatiu per a una empresa tecnològica amb 200 assistents. La data seleccionada és un dijous al maig, evitant períodes de vacances i altres esdeveniments tecnològics importants. El lloc triat és un centre de convencions amb capacitat per a 250 persones, situat a prop de l'aeroport i amb bones connexions de transport públic. El centre ofereix serveis tècnics complets i càtering.

Un esdeveniment de màrqueting per a una marca de moda amb 500 assistents. La data seleccionada és un dissabte a l'abril, coincidint amb una setmana de moda local per aprofitar les sinergies. El lloc triat és un espai d'esdeveniments a l'aire lliure amb capacitat per a 600 persones, situat al centre de la ciutat, amb fàcil accés al transport públic i allotjaments. L'espai ofereix serveis de decoració i seguretat.

1. Descripció de l'Esdeveniment: Defineix el tipus d'esdeveniment, el públic objectiu i el nombre d'assistents esperats.
2. Selecció de la Data: Investiga i proposa tres possibles dates per a l'esdeveniment, justificant la teva elecció.
3. Selecció del Lloc: Investiga i proposa tres possibles llocs per a l'esdeveniment, justificant la teva elecció.

1. Descripció de l'Esdeveniment: Esdeveniment de llançament de producte per a una empresa de tecnologia amb 300 assistents, incloent clients, socis i mitjans de comunicació.
2. Selecció de la Data:
   • Data 1: Dijous, 15 de setembre (evita vacances d'estiu i altres esdeveniments tecnològics).
   • Data 2: Dimarts, 20 de setembre (disponibilitat del lloc i horaris laborals).
   • Data 3: Dimecres, 28 de setembre (evita competència amb altres esdeveniments).
3. Selecció del Lloc:
   • Lloc 1: Centre de convencions amb capacitat per a 350 persones, situat a prop de l'aeroport.
   • Lloc 2: Hotel amb sales de conferències i capacitat per a 400 persones, situat al centre de la ciutat.
   • Lloc 3: Espai d'esdeveniments tecnològics amb capacitat per a 300 persones, situat en un parc tecnològic.

La selecció de la data i el lloc de l'esdeveniment és una tasca complexa que requereix una planificació acurada i una consideració detallada de diversos factors. Prendre decisions informades en aquesta etapa pot garantir una major assistència, una millor experiència per als participants i, en última instància, l'èxit de l'esdeveniment.