En aquest exercici, posarem en pràctica els coneixements adquirits en el Mòdul 3: Organització d'Esdeveniments. L'objectiu és que puguis aplicar les tècniques de formació d'equips, gestió de proveïdors, disseny de l'espai, logística i coordinació, així com la planificació de la comunicació i promoció d'un esdeveniment.

Imagina que estàs a càrrec de l'organització d'un esdeveniment corporatiu per a una empresa tecnològica que llançarà un nou producte. L'esdeveniment tindrà lloc en un hotel de la ciutat i s'espera l'assistència de 200 persones, incloent-hi clients, socis comercials i mitjans de comunicació.

1. Formació de l'Equip de Treball

   • Defineix els rols i responsabilitats de cada membre de l'equip.
   • Assigna tasques específiques a cada membre de l'equip.

2. Gestió de Proveïdors i Contractistes

   • Identifica els proveïdors necessaris per a l'esdeveniment (càtering, audiovisuals, decoració, etc.).
   • Elabora un pla de contractació i gestió de proveïdors.

3. Disseny i Decoració de l'Espai

   • Crea un pla de disseny per a l'espai de l'esdeveniment.
   • Defineix els elements decoratius i la seva distribució.

4. Logística i Coordinació

   • Elabora un pla logístic detallat que inclogui el transport, l'allotjament i la coordinació de l'esdeveniment.
   • Defineix un cronograma d'activitats per al dia de l'esdeveniment.

5. Planificació de la Comunicació i Promoció

   • Desenvolupa un pla de comunicació per promocionar l'esdeveniment.
   • Defineix els canals de comunicació i les estratègies de promoció.

Rols i Responsabilitats:

Assignació de Tasques:

• Coordinador General: Joan Pérez
• Responsable de Càtering: Maria López
• Responsable Audiovisual: Carlos García
• Responsable de Decoració: Laura Martínez
• Responsable de Comunicació: Ana Sánchez

Proveïdors Necessaris:

• Càtering: Gourmet Events
• Audiovisuals: TechSound
• Decoració: DecoArt
• Transport: CityTransport

Pla de Contractació i Gestió:

1. Contactar els proveïdors seleccionats i sol·licitar pressupostos.
2. Revisar i comparar els pressupostos rebuts.
3. Negociar els termes i condicions dels contractes.
4. Signar els contractes i confirmar les dates de servei.
5. Coordinar reunions periòdiques amb els proveïdors per assegurar el compliment dels acords.

Pla de Disseny:

• Tema: Innovació Tecnològica
• Colors: Blau i Blanc
• Elements Decoratius: Pantalles LED, taules amb estovalles blanques, centres de taula amb elements tecnològics, il·luminació ambiental en tons blaus.

Distribució:

• Zona de Recepció: Pantalla LED amb el logo de l'empresa.
• Zona de Conferències: Escenari amb projector i pantalla gran.
• Zona de Networking: Taules altes amb estovalles blanques i centres de taula.
• Zona de Càtering: Bufet amb estacions de menjar i begudes.

Pla Logístic:

• Transport: Coordinació amb CityTransport per al trasllat dels assistents des de l'aeroport a l'hotel.
• Allotjament: Reserva de 50 habitacions a l'hotel per als assistents que venen de fora de la ciutat.
• Coordinació: Assignació de punts de contacte per a cada aspecte logístic (transport, allotjament, etc.).

Cronograma d'Activitats:

Pla de Comunicació:

• Objectiu: Atraure 200 assistents a l'esdeveniment.
• Públic Objectiu: Clients actuals, socis comercials, mitjans de comunicació i potencials clients.

Canals de Comunicació:

• Correu electrònic: Enviament d'invitacions i recordatoris.
• Xarxes socials: Publicacions a LinkedIn, Twitter i Facebook.
• Pàgina web: Creació d'una pàgina específica per a l'esdeveniment amb informació detallada.
• Mitjans de comunicació: Nota de premsa i invitacions a periodistes especialitzats.

Estratègies de Promoció:

• Enviament d'invitacions personalitzades a clients VIP.
• Publicació de contingut atractiu a les xarxes socials amb l'etiqueta #TechLaunch2023.
• Col·laboració amb influenciadors del sector tecnològic per promocionar l'esdeveniment.

• Coordinador General: Joan Pérez
• Responsable de Càtering: Maria López
• Responsable Audiovisual: Carlos García
• Responsable de Decoració: Laura Martínez
• Responsable de Comunicació: Ana Sánchez

• Proveïdors Necessaris:

  • Càtering: Gourmet Events
  • Audiovisuals: TechSound
  • Decoració: DecoArt
  • Transport: CityTransport

• Pla de Contractació i Gestió:

  1. Contactar els proveïdors seleccionats i sol·licitar pressupostos.
  2. Revisar i comparar els pressupostos rebuts.
  3. Negociar els termes i condicions dels contractes.
  4. Signar els contractes i confirmar les dates de servei.
  5. Coordinar reunions periòdiques amb els proveïdors per assegurar el compliment dels acords.

• Pla de Disseny:

  • Tema: Innovació Tecnològica
  • Colors: Blau i Blanc
  • Elements Decoratius: Pantalles LED, taules amb estovalles blanques, centres de taula amb elements tecnològics, il·luminació ambiental en tons blaus.

• Distribució:

  • Zona de Recepció: Pantalla LED amb el logo de l'empresa.
  • Zona de Conferències: Escenari amb projector i pantalla gran.
  • Zona de Networking: Taules altes amb estovalles blanques i centres de taula.
  • Zona de Càtering: Bufet amb estacions de menjar i begudes.

• Pla Logístic:

  • Transport: Coordinació amb CityTransport per al trasllat dels assistents des de l'aeroport a l'hotel.
  • Allotjament: Reserva de 50 habitacions a l'hotel per als assistents que venen de fora de la ciutat.
  • Coordinació: Assignació de punts de contacte per a cada aspecte logístic (transport, allotjament, etc.).

• Cronograma d'Activitats:

• Pla de Comunicació:

  • Objectiu: Atraure 200 assistents a l'esdeveniment.
  • Públic Objectiu: Clients actuals, socis comercials, mitjans de comunicació i potencials clients.

• Canals de Comunicació:

  • Correu electrònic: Enviament d'invitacions i recordatoris.
  • Xarxes socials: Publicacions a LinkedIn, Twitter i Facebook.
  • Pàgina web: Creació d'una pàgina específica per a l'esdeveniment amb informació detallada.
  • Mitjans de comunicació: Nota de premsa i invitacions a periodistes especialitzats.

• Estratègies de Promoció:

  • Enviament d'invitacions personalitzades a clients VIP.
  • Publicació de contingut atractiu a les xarxes socials amb l'etiqueta #TechLaunch2023.
  • Col·laboració amb influenciadors del sector tecnològic per promocionar l'esdeveniment.

Aquest exercici t'ha permès aplicar de manera pràctica els coneixements adquirits sobre l'organització i la logística d'esdeveniments. Has pogut treballar en la formació d'un equip de treball, la gestió de proveïdors, el disseny de l'espai, la logística i la coordinació, així com la planificació de la comunicació i promoció. Aquestes habilitats són essencials per assegurar l'èxit de qualsevol esdeveniment corporatiu o de màrqueting.