L'informe final és una part essencial del procés de gestió d'esdeveniments. Aquest document recull tota la informació rellevant sobre l'esdeveniment, des de la planificació inicial fins a l'avaluació post-esdeveniment. Serveix com a eina per analitzar l'èxit de l'esdeveniment, identificar àrees de millora i proporcionar una base per a futurs esdeveniments.

1. Documentar el procés complet de l'esdeveniment: Des de la planificació fins a l'execució i l'avaluació.
2. Avaluar l'èxit de l'esdeveniment: Comparar els resultats amb els objectius establerts.
3. Identificar àrees de millora: Analitzar els desafiaments i les solucions implementades.
4. Proporcionar recomanacions per a futurs esdeveniments: Basades en les lliçons apreses.

• Objectiu: Proporcionar una visió general de l'esdeveniment.
• Contingut:
  • Breu descripció de l'esdeveniment.
  • Objectius principals.
  • Resultats clau.
  • Conclusions i recomanacions.

• Objectiu: Detallar les característiques de l'esdeveniment.
• Contingut:
  • Tipus d'esdeveniment.
  • Data i lloc.
  • Públic objectiu.
  • Nombre d'assistents.

• Objectiu: Documentar el procés de planificació.
• Contingut:
  • Objectius i metes.
  • Cronograma d'activitats.
  • Pressupost i finançament.
  • Selecció de proveïdors i contractistes.

• Objectiu: Descriure com es va dur a terme l'esdeveniment.
• Contingut:
  • Muntatge i preparatius.
  • Desenvolupament de l'esdeveniment.
  • Gestió del dia de l'esdeveniment.
  • Solució de problemes en temps real.

• Objectiu: Analitzar els resultats de l'esdeveniment.
• Contingut:
  • Compliment dels objectius.
  • Feedback dels assistents.
  • Anàlisi de KPIs (Indicadors Clau de Rendiment).
  • Resultats financers.

• Objectiu: Proporcionar una anàlisi final i suggeriments per a futurs esdeveniments.
• Contingut:
  • Resum dels èxits i desafiaments.
  • Lliçons apreses.
  • Recomanacions per a millores futures.

A continuació, es presenta un exemple simplificat d'un informe final per a un esdeveniment corporatiu:

L'esdeveniment "Conferència Anual de Tecnologia 2023" es va dur a terme el 15 de març de 2023 a l'Hotel Gran Via de Barcelona. L'objectiu principal era presentar les novetats tecnològiques de l'empresa i enfortir les relacions amb els clients. L'esdeveniment va comptar amb 200 assistents i va aconseguir un alt nivell de satisfacció segons les enquestes post-esdeveniment. Es recomana mantenir el format de conferència per a futurs esdeveniments, amb millores en la gestió del temps de les presentacions.

• Tipus d'esdeveniment: Conferència corporativa.
• Data i lloc: 15 de març de 2023, Hotel Gran Via, Barcelona.
• Públic objectiu: Clients i socis comercials.
• Nombre d'assistents: 200.

• Objectius i metes: Presentar novetats tecnològiques, enfortir relacions amb clients.
• Cronograma d'activitats: Planificació iniciada al novembre de 2022, amb reunions mensuals.
• Pressupost i finançament: Pressupost total de 50.000 €, finançat per l'empresa i patrocinadors.
• Selecció de proveïdors: Contractació de serveis de càtering, audiovisuals i decoració.

• Muntatge i preparatius: Realitzats el dia anterior a l'esdeveniment.
• Desenvolupament de l'esdeveniment: Conferències, tallers i networking.
• Gestió del dia de l'esdeveniment: Coordinació fluida, amb un equip de 10 persones.
• Solució de problemes: Resolució ràpida de problemes tècnics amb els micròfons.

• Compliment dels objectius: Objectius complerts segons les enquestes de satisfacció.
• Feedback dels assistents: 90% de satisfacció general.
• Anàlisi de KPIs: Increment del 15% en les vendes post-esdeveniment.
• Resultats financers: Despesa total de 48.000 €, sota el pressupost.

• Èxits: Alta satisfacció dels assistents, increment de vendes.
• Desafiaments: Problemes tècnics amb els micròfons.
• Lliçons apreses: Importància de tenir un tècnic de suport en tot moment.
• Recomanacions: Millorar la gestió del temps de les presentacions, mantenir el format de conferència.

Objectiu: Practicar la redacció d'un informe final per a un esdeveniment fictici.

Instruccions:

1. Tria un tipus d'esdeveniment (conferència, seminari, llançament de producte, etc.).
2. Defineix els objectius de l'esdeveniment.
3. Descriu el procés de planificació i preparació.
4. Detalla l'execució de l'esdeveniment.
5. Avaluar els resultats de l'esdeveniment.
6. Proporciona conclusions i recomanacions.

Solució Exemple:

L'esdeveniment "Llançament del Nou Producte XYZ" es va dur a terme el 20 de juny de 2023 a l'Auditori Central de Madrid. L'objectiu principal era presentar el nou producte als clients i mitjans de comunicació. L'esdeveniment va comptar amb 150 assistents i va generar una gran cobertura mediàtica. Es recomana mantenir el format de llançament per a futurs productes, amb una major atenció a la logística de l'esdeveniment.

• Tipus d'esdeveniment: Llançament de producte.
• Data i lloc: 20 de juny de 2023, Auditori Central, Madrid.
• Públic objectiu: Clients, mitjans de comunicació i socis comercials.
• Nombre d'assistents: 150.

• Objectius i metes: Presentar el nou producte, generar cobertura mediàtica.
• Cronograma d'activitats: Planificació iniciada al gener de 2023, amb reunions quinzenals.
• Pressupost i finançament: Pressupost total de 30.000 €, finançat per l'empresa.
• Selecció de proveïdors: Contractació de serveis de càtering, audiovisuals i decoració.

• Muntatge i preparatius: Realitzats dos dies abans de l'esdeveniment.
• Desenvolupament de l'esdeveniment: Presentació del producte, demostracions en viu, networking.
• Gestió del dia de l'esdeveniment: Coordinació fluida, amb un equip de 8 persones.
• Solució de problemes: Resolució ràpida de problemes amb la connexió a internet.

• Compliment dels objectius: Objectius complerts segons les enquestes de satisfacció.
• Feedback dels assistents: 85% de satisfacció general.
• Anàlisi de KPIs: Increment del 10% en les vendes post-esdeveniment.
• Resultats financers: Despesa total de 28.000 €, sota el pressupost.

• Èxits: Alta satisfacció dels assistents, gran cobertura mediàtica.
• Desafiaments: Problemes amb la connexió a internet.
• Lliçons apreses: Importància de tenir una connexió a internet de reserva.
• Recomanacions: Millorar la logística de l'esdeveniment, mantenir el format de llançament.

L'informe final és una eina fonamental per avaluar l'èxit d'un esdeveniment i proporcionar recomanacions per a futurs esdeveniments. Documentar detalladament cada fase de l'esdeveniment permet identificar àrees de millora i assegurar-se que els futurs esdeveniments siguin encara més exitosos.