En aquest estudi de cas, analitzarem un esdeveniment corporatiu realitzat per una empresa tecnològica per llançar un nou producte. L'objectiu és comprendre les diferents fases de la gestió de l'esdeveniment, des de la planificació fins a l'execució i l'avaluació post-esdeveniment.

• Presentar el nou producte al mercat.
• Generar cobertura mediàtica.
• Enfortir les relacions amb clients i socis comercials.

• Objectiu Principal: Augmentar la visibilitat del nou producte.
• Metes Específiques:
  • Aconseguir la presència de 200 assistents.
  • Generar almenys 10 articles de premsa sobre el llançament.
  • Obtenir feedback positiu del 90% dels assistents.

• Clients Potencials: Executius de companyies tecnològiques.
• Socis Comercials: Distribuïdors i venedors.
• Mitjans de Comunicació: Periodistes especialitzats en tecnologia.

• Pressupost Total: 50.000€
  • Lloguer de l'espai: 15.000€
  • Catering: 10.000€
  • Publicitat i promoció: 5.000€
  • Decoració i muntatge: 8.000€
  • Honoraris de ponents: 7.000€
  • Altres despeses: 5.000€

• Data: 15 de setembre de 2023
• Lloc: Centre de Convencions de Barcelona

• Director de Projecte: Responsable general de l'esdeveniment.
• Coordinador Logístic: Gestió de l'espai i proveïdors.
• Responsable de Màrqueting: Promoció i comunicació.
• Responsable de Relacions Públiques: Gestió de mitjans i invitats VIP.

• Proveïdors Clau:
  • Empresa de catering: Gourmet Events.
  • Empresa de decoració: DecoTech.
  • Empresa de seguretat: SecureGuard.

• Tema de l'Esdeveniment: Innovació tecnològica.
• Elements Decoratius:
  • Pantalles LED per a presentacions.
  • Estands interactius per a demostracions del producte.
  • Decoració minimalista amb colors corporatius.

• Transport: Coordinació de transport per a ponents i VIPs.
• Equipament Tècnic: Sistemes audiovisuals, micròfons, projectors.
• Seguretat: Control d'accés i seguretat durant l'esdeveniment.

• Estratègia de Comunicació:
  • Enviament d'invitacions personalitzades.
  • Campanya de màrqueting digital.
  • Nota de premsa prèvia a l'esdeveniment.

• Data: 13-14 de setembre de 2023.
• Activitats:
  • Instal·lació de l'equipament tècnic.
  • Decoració de l'espai.
  • Assaig general amb els ponents.

• Horari:
  • 09:00 - 10:00: Registre i benvinguda.
  • 10:00 - 12:00: Presentacions i demostracions.
  • 12:00 - 13:00: Pausa per dinar.
  • 13:00 - 15:00: Taules rodones i networking.
  • 15:00 - 17:00: Clausura i feedback.

• Equip de Suport: Equip tècnic i logístic disponible per solucionar qualsevol incidència immediatament.

• Activitats Interactives:
  • Demostracions en viu del producte.
  • Sessions de preguntes i respostes amb els ponents.
  • Espais de networking.

• Mètodes d'Avaluació:
  • Enquestes de satisfacció als assistents.
  • Reunió de revisió amb l'equip de treball.

• Data: 16 de setembre de 2023.
• Activitats:
  • Desmuntatge de l'equipament tècnic.
  • Recollida de decoració.
  • Neteja de l'espai.

• KPIs Clau:
  • Nombre d'assistents.
  • Nombre d'articles de premsa generats.
  • Feedback dels assistents.

• Contingut de l'Informe:
  • Resum de l'esdeveniment.
  • Anàlisi dels resultats.
  • Recomanacions per a futurs esdeveniments.

• Activitats de Seguiment:
  • Enviament de correus d'agraïment.
  • Compartició de materials de l'esdeveniment (presentacions, vídeos).

• Revisió de Lliçons Apreses:
  • Identificació de punts forts i àrees de millora.
  • Implementació de millores per a futurs esdeveniments.

Aquest estudi de cas ha proporcionat una visió detallada de la gestió d'un esdeveniment corporatiu, des de la planificació fins a l'execució i l'avaluació post-esdeveniment. A través d'aquest exemple, hem pogut veure la importància de cada fase i com una bona organització i coordinació poden portar a l'èxit de l'esdeveniment.