La gestió del dia de l'esdeveniment és una de les fases més crítiques en la planificació i execució d'esdeveniments. Aquesta etapa implica assegurar-se que tots els elements planificats es desenvolupin sense problemes i que qualsevol problema que sorgeixi es resolgui ràpidament i de manera eficient. A continuació, es detallen els passos clau per gestionar amb èxit el dia de l'esdeveniment.

• Assegura't que tots els membres de l'equip tinguin una còpia actualitzada del cronograma de l'esdeveniment.
• Repassa les activitats programades i confirma que tots els responsables estiguin preparats.

• Contacta amb tots els proveïdors i contractistes per confirmar els horaris d'arribada i les tasques assignades.
• Verifica que tots els materials i equips necessaris estiguin disponibles i en bon estat.

• Assegura't que l'espai estigui preparat segons el disseny i la decoració planificats.
• Verifica que les instal·lacions tècniques (so, llums, projectors, etc.) funcionin correctament.

• Assigna tasques específiques a cada membre de l'equip i assegura't que tots entenguin les seves responsabilitats.
• Designa un punt de contacte per a cada àrea (registre, catering, seguretat, etc.).

• Utilitza eines de comunicació (walkie-talkies, aplicacions de missatgeria, etc.) per mantenir l'equip en contacte constant.
• Realitza reunions breus i freqüents per actualitzar l'estat de les tasques i resoldre problemes.

• Configura punts de registre clars i eficients per evitar cues llargues.
• Proporciona informació clara i concisa als assistents sobre l'agenda de l'esdeveniment i les instal·lacions disponibles.

• Assegura't que hi hagi personal disponible per respondre preguntes i resoldre problemes dels assistents.
• Proporciona informació de contacte d'emergència i punts d'informació visibles.

• Estigues atent a qualsevol problema que pugui sorgir (retards, problemes tècnics, queixes dels assistents, etc.).
• Utilitza un sistema de registre per documentar els problemes i les solucions aplicades.

• Actua ràpidament per resoldre qualsevol problema, prioritzant la seguretat i la satisfacció dels assistents.
• Mantingues una actitud calmada i professional per gestionar situacions estressants.

• Proporciona formularis de feedback als assistents per recollir les seves opinions sobre l'esdeveniment.
• Realitza entrevistes breus amb els membres de l'equip i els proveïdors per obtenir la seva retroalimentació.

• Analitza les dades recollides per identificar àrees de millora.
• Comparteix els resultats amb l'equip i els stakeholders per planificar millores futures.

Situació: Ets el responsable de gestionar el dia d'un esdeveniment corporatiu amb 200 assistents. Durant l'esdeveniment, sorgeixen els següents problemes:

1. Un dels proveïdors de catering arriba tard.
2. Hi ha un problema tècnic amb el sistema de so.
3. Un assistent es queixa de la manca d'informació sobre les sessions.

Tasques:

1. Descriu com gestionaries l'arribada tardana del proveïdor de catering.
2. Explica els passos que seguiries per resoldre el problema tècnic amb el sistema de so.
3. Proposa una solució per millorar la comunicació amb els assistents sobre les sessions.

1. Arribada tardana del proveïdor de catering:

   • Contactaria immediatament amb el proveïdor per obtenir una estimació del temps d'arribada.
   • Informaria els assistents de qualsevol retard en el servei de catering i oferiria begudes o aperitius alternatius si fos possible.
   • Assignaria un membre de l'equip per supervisar l'arribada i la instal·lació ràpida del servei de catering.

2. Problema tècnic amb el sistema de so:

   • Contactaria amb el tècnic de so per identificar i resoldre el problema.
   • Si el problema no es pot resoldre ràpidament, utilitzaria un sistema de so alternatiu o micròfons portàtils.
   • Informaria els assistents de la situació i els demanaria paciència mentre es resol el problema.

3. Manca d'informació sobre les sessions:

   • Configuraria punts d'informació addicionals amb personal capacitat per respondre preguntes.
   • Utilitzaria pantalles digitals o cartells per proporcionar informació clara i actualitzada sobre les sessions.
   • Enviaria notificacions a través de l'aplicació de l'esdeveniment o missatges de text per mantenir els assistents informats.

La gestió del dia de l'esdeveniment requereix una planificació meticulosa, una comunicació efectiva i una capacitat de resolució de problemes en temps real. Seguint aquests passos i estant preparat per a qualsevol eventualitat, podràs assegurar-te que l'esdeveniment es desenvolupi sense problemes i que els assistents tinguin una experiència positiva.