La formulació de problemes és una etapa crucial en el procés de resolució de problemes, ja que defineix clarament el problema que s'ha de resoldre. Una formulació precisa i ben estructurada permet abordar el problema de manera més efectiva i eficient. En aquesta secció, explorarem els passos i les tècniques per formular problemes de manera adequada.

Al final d'aquest tema, hauràs de ser capaç de:

1. Comprendre la importància de la formulació de problemes.
2. Identificar els components clau d'una bona formulació de problemes.
3. Aplicar tècniques per formular problemes de manera clara i precisa.

Una formulació adequada del problema:

• Clarifica l'objectiu: Defineix què es vol aconseguir.
• Enfoca els esforços: Dirigeix l'atenció cap als aspectes més rellevants del problema.
• Facilita la comunicació: Permet que tots els implicats tinguin una comprensió comuna del problema.
• Millora l'eficiència: Redueix el temps i els recursos necessaris per trobar una solució.

Una bona formulació de problemes ha de contenir els següents elements:

1. Descripció Clara i Concisa:

   • Defineix el problema de manera breu però completa.
   • Evita ambigüitats i termes vagues.

2. Context i Antecedents:

   • Proporciona informació sobre el context en què es presenta el problema.
   • Inclou dades històriques o situacionals rellevants.

3. Impacte i Importància:

   • Explica per què el problema és important.
   • Descriu les conseqüències de no resoldre el problema.

4. Objectius i Metes:

   • Defineix què es vol aconseguir amb la resolució del problema.
   • Estableix metes específiques, mesurables, assolibles, rellevants i amb termini (SMART).

5. Restriccions i Limitacions:

   • Identifica les restriccions que poden afectar la resolució del problema.
   • Considera limitacions de temps, recursos, tecnologies, etc.

Aquesta tècnica consisteix a preguntar "per què?" cinc vegades per arribar a l'arrel del problema.

Exemple:

• Problema inicial: "El projecte no es va completar a temps."
  1. Per què? Perquè hi va haver retards en la fase de desenvolupament.
  2. Per què? Perquè els requisits no estaven clarament definits.
  3. Per què? Perquè no es va fer una reunió inicial adequada amb el client.
  4. Per què? Perquè no hi havia un procés establert per a les reunions inicials.
  5. Per què? Perquè l'empresa no té un protocol de gestió de projectes.

Aquest diagrama ajuda a identificar les causes arrel d'un problema dividint-lo en categories com ara persones, processos, materials, màquines, etc.

Exemple:

• Problema: "Alta taxa de defectes en la producció."
  • Persones: Falta de formació, errors humans.
  • Processos: Procediments inadequats, manca de supervisió.
  • Materials: Materials de baixa qualitat, subministraments defectuosos.
  • Màquines: Manteniment deficient, equips obsolets.

Formular el problema utilitzant criteris SMART (Específic, Mesurable, Assolible, Rellevant, amb Termini).

Exemple:

• Problema inicial: "Els clients estan insatisfets."
• Problema SMART: "Reduir les queixes dels clients en un 20% en els propers 6 mesos millorant la qualitat del servei al client."

Formuleu el problema següent utilitzant la tècnica dels 5 Perquès:

• Problema inicial: "Els empleats estan desmotivats."

Solució:

1. Per què? Perquè no se senten valorats.
2. Per què? Perquè no reben reconeixement pel seu treball.
3. Per què? Perquè no hi ha un sistema de reconeixement establert.
4. Per què? Perquè la direcció no ha prioritzat el reconeixement dels empleats.
5. Per què? Perquè no hi ha una cultura organitzativa que ho promogui.

Transforma el següent problema en una declaració SMART:

• Problema inicial: "Els costos de producció són massa alts."

Solució:

• Problema SMART: "Reduir els costos de producció en un 15% en els propers 12 mesos mitjançant la implementació de processos de producció més eficients i la renegociació amb proveïdors."

En aquesta secció, hem après la importància de la formulació de problemes i els components clau que ha de contenir una bona formulació. També hem explorat diverses tècniques per formular problemes de manera clara i precisa, com la tècnica dels 5 Perquès, el Diagrama de Peix i la declaració SMART. La formulació adequada del problema és essencial per a una resolució efectiva i eficient, ja que proporciona una base sòlida per a la generació i avaluació de solucions.