La identificació i definició de problemes és una habilitat fonamental en el procés creatiu i en la resolució de problemes. Abans de poder generar solucions innovadores, és essencial comprendre clarament el problema que s'està intentant resoldre. Aquesta secció t'ajudarà a desenvolupar les habilitats necessàries per identificar i definir problemes de manera efectiva.

Un problema és una situació o condició que impedeix l'assoliment d'un objectiu desitjat. Pot ser una dificultat, una barrera o una oportunitat que requereix una solució.

• Prevenció de Solucions Ineficaces: Identificar correctament el problema evita que es desenvolupin solucions que no aborden la causa arrel.
• Eficiència en la Resolució: Una definició clara del problema facilita la generació de solucions més efectives i eficients.
• Millora de la Comunicació: Una bona definició del problema ajuda a comunicar-lo millor als equips i a les parts interessades.

• Observació: Examinar la situació actual i identificar qualsevol discrepància entre l'estat actual i l'estat desitjat.
• Recopilació de Dades: Reunir informació rellevant per comprendre millor el problema.
• Anàlisi de Causes: Utilitzar eines com el diagrama d'Ishikawa (diagrama de peix) per identificar les causes arrel del problema.
• Formulació del Problema: Redactar una declaració clara i concisa del problema.

Aquest diagrama ajuda a identificar les causes arrel d'un problema. Es divideix en categories com ara persones, processos, materials i medi ambient.

Una tècnica simple però efectiva que consisteix a preguntar "Per què?" cinc vegades per arribar a la causa arrel del problema.

Aquesta tècnica ajuda a identificar les fortaleses, debilitats, oportunitats i amenaces relacionades amb el problema.

Els mapes mentals són útils per visualitzar i organitzar informació relacionada amb el problema.

Observació

L'empresa ha notat que els projectes sovint es lliuren amb retard.

Recopilació de Dades

• Temps mitjà de lliurament dels projectes.
• Comentaris dels equips de treball.
• Factors externs que poden influir en els retards.

Anàlisi de Causes (Diagrama d'Ishikawa)

• Persones: Falta de formació, baixa motivació.
• Processos: Procediments ineficients, manca de planificació.
• Materials: Recursos insuficients, eines inadequades.
• Medi Ambient: Factors externs com ara canvis en la demanda del mercat.

Formulació del Problema

"Els projectes es lliuren amb retard a causa de la manca de planificació adequada i la insuficiència de recursos."

1. Observació: Tria una situació problemàtica en el teu entorn laboral.
2. Recopilació de Dades: Reuneix informació rellevant sobre el problema.
3. Anàlisi de Causes: Utilitza el diagrama d'Ishikawa per identificar les causes arrel.
4. Formulació del Problema: Redacta una declaració clara del problema.

Solució de l'Exercici

1. Observació: Els clients es queixen de la qualitat del servei al client.
2. Recopilació de Dades: Enquestes de satisfacció del client, entrevistes amb el personal de servei al client.
3. Anàlisi de Causes:
   • Persones: Formació inadequada, alta rotació de personal.
   • Processos: Procediments de servei al client obsolets.
   • Materials: Sistemes de gestió de clients antiquats.
   • Medi Ambient: Alta demanda de serveis durant certes èpoques de l'any.
4. Formulació del Problema: "La qualitat del servei al client és baixa a causa de la formació inadequada del personal i els procediments obsolets."

La identificació i definició de problemes és un pas crucial en el procés de resolució de problemes. Utilitzant les tècniques i eines adequades, pots assegurar-te que estàs abordant el problema correcte i establint una base sòlida per a la generació de solucions creatives i efectives.